Efficiënt werken – zo kun je méér doen in minder uren

Je zit de hele dag te zweten en te zwoegen achter je computerscherm. En terwijl je aan het einde van een lange werkdag moegestreden de handdoek in de ring gooit, bekruipt je een vervelend gevoel: ik had eigenlijk gehoopt meer werk te kunnen verzetten vandaag. Herken je dit gevoel? Dan kunnen er volgens mij twee dingen aan de hand zijn: één, je hebt gewoon te veel hooi op je vork genomen of twee, je werkt niet efficiënt genoeg. Op dat laatste gaan we dieper in en ik bespreek hieronder drie tips voor efficiënter werken waar ik in de praktijk goede ervaringen mee heb, want het zou heel goed kunnen dat jij in mínder uren méér gedaan kan krijgen.     

1. Stel prioriteiten: werk aan wat echt belangrijk is

Prioriteiten stellen: we denken allemaal dat we het doen, maar in de praktijk doen we het vaak veel te weinig. De verleiding is namelijk groot om ad hoc (aanpakken wat voor je neus ligt) te werken, waardoor je aan het eind van de dag de belangrijke taken niet hebt kunnen afronden. Ga bij jezelf na, wat is nou echt belangrijker, die e-mail die net is binnengekomen of die opdracht die eigenlijk gisteren al de deur uit moest? Begin je dag met het maken van een planning en to-do lijst op volgorde van urgentie, dus van meest belangrijke taak naar minst belangrijke. Als je je dag als eerste begint met de taak die de meeste prioriteit heeft dan heb je de rest van de dag meer rust. Voeg dus niet constant nieuwe taken toe aan je to-do lijst maar handel eerst af wat urgentie heeft en plan de nieuwe taken later in. Doelmatig dus, waarbij je één taak tegelijk doet. Ervaar je een constante druk en krijg je je to-do lijst nooit af? Probeer je dan te focussen op minder taken. Zo krijg je aan het eind van de dag vaak juist meer gedaan en is je werk van hogere kwaliteit.

Een tip om de rust te bewaren en focus te houden: elimineer noise: onbelangrijke dingen die je van het werken afhouden. Zet dus je telefoon uit, vraag mensen om je pas te bellen als je je taak af hebt, laat je niet afleiden door je omgeving en ga zo maar door.

2. Orden je (digitale) werkomgeving en creëer focus

Heb jij ook overal post-its rondslingeren en honderd digitale notities, tabbladen en documenten open staan? Dit zorgt voor onrust in je hoofd en hindert effectief werken. Zorg er liever voor dat alle informatie die je nodig hebt voor je werk overzichtelijk geordend is, met de context erbij, zodat je gelijk weet waar het over gaat en wat je moet doen. Zogeheten verzamelpunten zijn hier ideaal voor. Een verzamelpunt is bijvoorbeeld een (online of offline) notitieboekje waar je al je gedachten opschrijft, of je agenda waar al je afspraken in staan. De truc is om zo min mogelijk verzamelplekken te hebben: integreer dus zo veel mogelijk verschillende verzamelpunten. Spit daarnaast regelmatig door je verzamelpunten heen om erachter te komen wat niet meer relevant is en dus weg kan: maak het opruimen van je verzamelpunten een goede gewoonte. Ook het regelmatig opruimen van je bureau an sich is aan te raden. Een werkomgeving is pas functioneel, praktisch en efficiënt als deze ook schoon en opgeruimd is.  

3. Efficiënt werken = werken volgens routine

Ik schreef er al eerder een blog over, maar ik herhaal het hier gewoon: routine is je beste vriend! Taken die je volgens routine uitvoert kosten je brein veel minder energie en kun je dus snel afronden. Creëer bijvoorbeeld een weekstructuur waar je op vaste dagen aan vaste activiteiten werkt. Dit vindt je brein fijn, want je hoeft minder te switchen tussen taken en komt zo sneller in een flow. En wanneer je in een flow zit, verzet je meer werk. Nogmaals: probeer dus altijd één ding tegelijk te doen. Kies bijvoorbeeld een vaste dag per week waarop je de administratie bijwerkt en een vast tijdstip per dag waarop je door je e-mails gaat. Daarnaast kan het handig zijn om tijd af te bakenen (zet een timer) voor bepaalde klusjes: neem bijvoorbeeld maximaal 30 minuten per dag voor het beantwoorden van e-mails. Zo ben je niet meer tijd kwijt dan nodig.

Als laatste: kom erachter wanneer jij het productiefst bent. Voor de meeste mensen is dat in de ochtend, maar er zijn ook mensen die in de avonduren juist een goede focus hebben. Experimenteer en werk op de tijden en dagen die jou het beste passen. Kortom: creëer een werksysteem dat bij jou past en zet zo de eerste stappen naar efficiënter werken.

Heb je nog vragen? Laat ze hieronder achter, ik vind het leuk om je te helpen. Wil je naast efficiënt leren werken ook je business een boost geven? Daar kan ik je goed mee helpen. Als business & performance coach help ik ondernemers met het groeien van hun business en hun mindset. Een keer vrijblijvend kennismaken? Ik drink graag een keer een kop koffie met je! 

DELEN:

GESCHREVEN DOOR:

John Sportel


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *